Les 3 clés pour comprendre les factures électroniques

Que savoir sur la réglementation de la facture électronique ?

Selon l’article 289 du Code général des impôts, une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si le processus dématérialisation des factures est de bout en bout. C’est-à-dire quand la facture émise par voie électronique n'a jamais été imprimée. En effet, les factures dématérialisées électroniquement ont pour obligation d’avoir des mentions obligatoires comme : la date d’émission, le numéro SIRET, le numéro de bon de commande, le numéro de facture, le taux de TVA, les pénalités de retard de paiement… 

Par ailleurs, la mise en conformité d’une facture sous-format électronique (facture numérique, facture transmise par voie électronique, facture sous forme électronique, facture fournisseur, facture client, facture normalisée, facture d’origine...) permet d’effectuer une déduction fiscale, quelle que soit la raison. 

Généralement, les réglementations française et européenne sur le traitement des factures permettent de reconnaître l’émission de la facture au format Factur-X comme un document valide. Par exemple, les obligations que les TPE doivent respecter sont les suivantes :

• La lisibilité des informations des factures entrantes et Chorus Pro 
• L’authenticité avec l’identification de son émetteur grâce à la signature électronique sur les factures transmises par voie électronique 
• L’intégrité de la gestion des factures permet de ne pas modifier le contenu des factures transmises 
• La conservation des factures au format numérique comme solution de facturation ou des documents sur le long terme pour éviter les flux de facturation ou flux de factures 

Depuis 2017, les micro-entreprises, les établissements publics ou les petites entreprises travaillant avec l’Etat, le secteur privé ou le secteur public sont concernées par la dématérialisation de leurs factures adressées via la plateforme Chorus Pro en fichier PDF Factur-X.

Que savoir sur le devenir des factures papier et PDF ?

Comme les factures clients, les factures originales ou les factures informatisées sont appelées à se développer, les factures papier et les factures PDF ne vont pas pour autant disparaître dans la sphère publique. La raison est le caractère progressif de la validation des factures et du calendrier de facturation de la réforme et son périmètre. Émettre des factures clients papier et PDF sera toujours une directive européenne, la norme pour de nombreuses organisations, y compris les personnes publiques, ne deviendra obligatoire qu’en 2026 pour un projet de dématérialisation réussi. 

Il faut souligner que dès le 1er juillet 2024, seules les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire auront obligation d’émettre des factures envoyées électroniquement. Toutefois, les ETI pourront continuer à émettre des factures traitées papier ou PDF via email jusqu’en 2025, les petites entreprises jusqu’en 2026. Il existe cependant de nombreuses raisons de passer à la facture électronique le plus tôt possible.

Par ailleurs, savoir capter tous ces documents sous format papier ou électronique et les traiter de façon homogène est un critère clé de la performance des directions financières comptables des administrations. Dans ce cas, les solutions de dématérialisation des factures sont pertinentes. Il faut savoir aussi que l’obligation de facturation électronique et la dématérialisation fiscale des factures émises conserveront des exceptions au-delà de 2026. 

Après 2026, certaines factures sortantes, factures de vente, factures du fournisseur, factures des entreprises ainsi que des pièces justificatives pourront toujours être reçues au format papier ou PDF. C’est le cas plus particulièrement des factures internationales durant le processus de dématérialisation.

Les entreprises implantées à l’international, les organismes publics et les entités publiques devront être particulièrement vigilantes sur ce point et être en mesure de gérer toutes solutions de facturation de formats papier et électroniques, y compris après 2026.

Comment s'échangent les factures électroniques ?

Avec la réforme sur la dématérialisation des documents, finit la transmission directe des factures reçues ou des factures numériques entre fournisseurs et clients. En effet, soulignons que l’ensemble des factures échangées, l’échange de données ou échange de factures entre assujetties à la TVA devront désormais transiter par une plateforme nationale sécurisée comme le portail public de facturation (PPF) qui jouera le rôle d’intermédiaire centralisateur. 

Elle alimente en temps réel l’administration fiscale en données de facturation. Il faut noter qu’il y a également un nouveau dispositif de facturation électronique qui dispose de nombreux avantages et va garantir l’authenticité des factures jointes. Pour se connecter à ce nouveau dispositif de facturation à l’image d’un logiciel de facturation ou un logiciel de gestion, l’article 289 du Code Général des Impôts prévoit que les entreprises auront le choix de se raccorder directement au Portail Public de Facturation.