Comment préserver la valeur fiscale d'une facture dématérialisée ?

Que savoir sur la dématérialisation de factures ?

Généralement, la dématérialisation des factures consiste à remplacer la partie d’un processus qui repose sur les échanges de documents et factures papier par un processus de traitement automatisé, basé sur des factures numériques. En effet, les factures transmises par voie électronique sur lesquels s’appuient les données dématérialisées peuvent avoir plusieurs origines. Il faut souligner parfois que les documents dématérialisés à traiter comme une facture Chorus Pro existent déjà sous format électronique, ou simplement sous la forme de fichiers structurés (de type EDI, XML ou CSV). Ces documents existent parfois sous forme de fichiers non structurés, comme un fichier PDF. 

Toutefois, dans d’autres cas, il est capital de numériser au préalable les documents et factures venant des petites entreprises ou des grandes entreprises en capturant le contenu de la facture au format PDF ou une facture papier. Vous pouvez faire cette capture à l’aide de dispositifs de scan, de lecture automatique de document et de reconnaissance de caractère. Par ailleurs, la dématérialisation des documents en mode Saas offre beaucoup d’avantages. 

Elle permet par exemple à l’utilisateur de traiter, enregistrer et classer ses documents et factures à partir de n’importe quel ordinateur ou tout périphérique connecté à Internet. Généralement, il existe deux sortes de dématérialisation des factures et il ne faut pas confondre une facture numérisée et une facture électronique. D’ailleurs, ces différents processus de dématérialisation des factures n’ont en effet pas les mêmes caractéristiques et surtout pas la même valeur légale.

Qu’est-ce qu’une facture numérisée ?

La facture fiscale numérisée est connue comme le mode de dématérialisation complète le plus élémentaire. En effet, comme son nom l’indique, elle consiste à numériser une facture en format papier afin de pouvoir l’envoyer ou la stocker au format numérique. Par ailleurs, selon le code général des impôts, si cette facture facilite l’accès aux factures transmises en interne et raccourcit les délais d’envoi, cette solution de dématérialisation des factures n’a aucune valeur légale. 

En cas de contrôle ou de flux de facture, c’est la facture sous format papier qu’il faudra présenter. Dès lors, on peut dire que les factures numérisées sont une forme de dématérialisation qui présente un certain avantage organisationnel. Toutefois, elle n’allège pas pour autant les processus de conservation des factures, voire les redouble. D’une manière ou d’une autre, les factures de vente sous format papier doivent nécessairement coexister avec les factures numérisées.

Pourquoi utiliser la facture électronique ?

Les factures électroniques sont le mode de dématérialisation fiscale le plus abouti. En effet, elle consiste à digitaliser complètement le processus de facturation. De la création à l’archivage électronique en passant par l’envoi dématérialisé, toutes les étapes de la facturation électronique sont ainsi dématérialisées. Toutefois, il existe un ensemble de choses à savoir sur les Factur-X, et cela ne suffit pas en soi et pour assurer la valeur probante légale de ces factures émises, vous devez être en mesure de garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu ainsi que la bonne lisibilité du document. Dans cette condition, la facture client par exemple est considérée comme facture électronique, et ce, conformément à l’article 289 du Code Général des Impôts.

De plus, soulignons que les informations présentes sur une facture électronique doivent nécessairement être les mêmes que sur une facture papier. Les mentions obligatoires dans ce cas sont :

• La date d’émission de la facture 
• Le numéro SIRET
• Le numéro de facture 
• La date de la vente ou de la prestation de service 
• L’identité de l’acheteur 
• L’identité du vendeur ou du prestataire 
• Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel
• La date d’émission de la facture 
• Le décompte détaillé de chaque produit ou prestation
• Le montant des pénalités
• Le taux de TVA légalement applicable
• Les sommes HT et TTC

Quelles sont les conditions de validité légale d’une facture dématérialisée ?

Généralement, pour qu’une facture électronique soit reconnue conforme par la loi, la bonne lisibilité, l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité de son contenu doivent nécessairement être garanties. Pour ce faire, il y a trois solutions pour qu’une facture normalisée soit valide. On peut noter par exemple :

• La signature électronique 
• La piste d’audit fiable 
• L’EDI, échange de données informatisé

Toutefois, il faut notifier que les factures reçues par voie électronique doivent être conservées 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. Dès lors, il est impératif de les conserver sur la durée la plus longue qui est de 10 ans.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises ?

Il y a généralement de nombreux avantages en ce qui concerne la dématérialisation des factures pour les petites et moyennes entreprises françaises. Le premier avantage des factures dématérialisées est la réduction des coûts qui en découle. Par exemple, si le coût de traitement d’une facture papier est de 15 euros, celui d’une facture électronique est de 5 euros. Il faut souligner aussi que la dématérialisation des factures permet aussi de gagner en rapidité. Par exemple, avec la saisie, les contrôles sont automatisés, le processus d’approbation est plus fluide, les litiges sont traités plus rapidement et les fournisseurs sont aussi payés dans un délai plus court. 

La dématérialisation des factures des entreprises permet aussi de sécuriser le processus. En effet, qui dit papier, dit impression, scan, tri et archivage des factures. D’ailleurs, toutes ces étapes manuelles relatives à la facturation peuvent être source d’erreurs, voire de perte ou de dégradation de documents. Dès lors, la dématérialisation des factures permet de sécuriser le processus de facturation tout en automatisant les opérations et en fiabilisant le stockage. Un autre avantage de la dématérialisation de la Factur-X est qu’elle permet d’améliorer la relation clients-fournisseurs.