Facture électronique, Factur-X, Chorus pro : ce que vous devez savoir

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture sous format électronique est une solution de dématérialisation encadrée par les droits français et européen. Étant en application grâce à l’article 289 du Code Général des Impôts, les factures transmises par voie électronique se définissent tout d’abord comme une « facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit. » Ces factures numériques se définissent par leur contenu (des informations et des mentions obligatoires) et leur contenant (un fichier numérique). 

Concernant le contenu, il n’y a aucun changement par rapport aux factures papier usuelles. On doit donc y retrouver la date, le numéro SIRET, le taux de TVA, les pénalités en cas de retard de paiement, les identités du vendeur et de l’acheteur, le numéro de facture, les prix HT et TTC. En ce qui concerne le contenant, il peut prendre plusieurs formes. En effet, il peut être un fichier structuré respectant les normes d’échanges de données informatisées (EDI) reconnues par l’administration fiscale (le standard actuellement retenu s'appelant Factur-X).

Cela doit être un fichier mixte incorporant des données structurées dans un document non structuré. Le standard franco-allemand Factur-X, qui associe XML et PDF en constitue un bon exemple. Par ailleurs, l’obligation de réception des factures originales en format numérique prendra effet dès le 1er du mois de janvier 2024, alors que l’obligation de transmettre les factures électroniques doit s’échelonner en fonction de la taille de l’entreprise. Les systèmes de facturation électronique prendront effet le 1er janvier 2024 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2025 pour les ETI et 1er janvier 2026 pour les PME et les TPE. Et pour s'y préparer au mieux, il y a un ensemble de choses à savoir afin de créer des factures électroniques transmissibles.

Que savoir sur le format Factur-X ?

Factur-X est un modèle de facturation électronique dit « électronique mixte » qui est composée d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. En effet, ce format de facture fournisseur s’inscrit dans la norme sémantique européenne. Il faut noter que ce langage XML est un langage informatique qui facilite généralement la lecture et l’échange des données informatiques par les machines. Dès lors, durant la dématérialisation des documents au format papier ou électronique Factur-X, les champs de classement qui existent dans le classeur seront sur-le-champ récupérés dans le fichier XML. Avec cette stratégie, il sera sans doute possible en parallèle d’exploiter les données en clair grâce à une facture au format PDF. 

Ainsi, on peut retenir que la Factur-X permet ainsi, grâce à son temps de traitement, de booster les solutions de dématérialisation des factures numériques. Grâce à la facture X, il y a une grande amélioration de la lisibilité de la facture, automatisation de l’intégration des factures entrantes et l’accélération des délais de transmission et de traitement.

Pourquoi utiliser les systèmes de facturation électronique ?

La plupart du temps, recourir à la facture transmise par voie électronique permet aux entreprises dans le secteur privé de réaliser des économies non négligeables. En effet, selon une évaluation de l’Inspection Générale des Finances, le coût d’une facture doit être estimé à moins d’un euro, contre un « ordre de grandeur supérieur à 10 euros » pour une facture papier. Toutefois, les avantages ne s’arrêtent pas là puisque la facture électronique permet de simplifier les process des entreprises en allégeant leurs charges administratives. 

La Factur-X permet par exemple de réduire les délais de paiement et de gagner en productivité. La facture fiscale et la facture client permettent aussi de simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA par exemple. La facture électronique permet aussi d’améliorer la détection à la fraude, de fluidifier la trésorerie des entreprises et d’améliorer leur connaissance en temps réel de leur activité. Elle a aussi la capacité de diminuer l’empreinte carbone et de gagner du temps.

Comment déclarer une Factur-X ?

Il est important de notifier que l’ordonnance des Finances publiques du 15 septembre 2021 relatif au développement prévoit que pour remplir leurs obligations, les entreprises pourront librement choisir de recourir à :

• Un logiciel de facturation électronique 
• Une plateforme de dématérialisation des documents 
• Un portail public de facturation sur la plateforme Chorus Pro qui assure déjà l’échange dématérialisé des factures au format électronique du secteur public.

Si vous désirez avoir plus d'informations à ce sujet, vous pouvez toutefois consulter le communiqué de presse sur la généralisation de la facturation électronique.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Bien que la réforme de la facture électronique soit obligatoire, elle ne manque pas d’avoir de nombreux avantages pour les entreprises qui offrent une prestation de services. En effet, en ce qui concerne le coût, la facture numérisée et automatisée est plus rapide à émettre. Elle coûte aussi moins cher que la facture papier et facilite le projet de dématérialisation. Elle permet aussi d’améliorer la productivité grâce à l’optimisation du temps de travail. 

En ce qui concerne la sécurité et la qualité, en créant des chaînes de facturation numérisées, tout est pris en charge depuis la création du devis jusqu’à la validation du paiement. Soulignons aussi qu’il y a le renforcement de la traçabilité des factures sortantes et une garantie pour une comptabilité plus sereine. Ceci est également applicable pour le traitement des factures reçues, la réception des factures, la conservation des factures, la gestion des factures, la réduction des coûts sur les factures, la comptabilisation rendue automatique et l’échange de données.

La facture électronique améliore aussi les délais de paiement. En effet, elle favorise le suivi des transactions avec le caractère certain de la réception de la facture par le client. D’une manière ou d’une autre, il faut retenir que la transition numérique des factures aidera les entreprises à créer des relations plus sereines avec leurs clients et leurs fournisseurs.