Image de Bulle Image de Bulle Image de Bulle Image de Bulle Image de Bulle Image de Bulle Image de Bulle

Factur-X : la solution pour archiver vos factures

Une facture originale émise peut être conservée sous format papier ou sous format électronique. Toutefois, il est capital de prévoir une procédure d’archivage spécifique pour ces deux types de factures. En 2020, certaines grandes entreprises françaises ont l’obligation d’émettre leurs factures établies ou leurs factures originales sous forme électronique. L’archivage des factures transmises par voie électronique prend tout son sens et devient la solution incontournable pour assurer la validité des factures. Les entreprises de taille intermédiaire ou les petites et moyennes entreprises qui font le choix de l’archivage dématérialisé n’ont plus aucun risque de détériorer ou de perdre leurs factures. Que savoir sur l’archivage des factures ?

11 min
Personnage créant une Factur-X

Que savoir sur l’archivage des factures électroniques et les factures papier ? 

Selon le code général des impôts, la facture électronique est connue comme des données dématérialisées qui a été créée et envoyée de manière numérique à une administration fiscale. En effet, une facture transmise par voie électronique doit obligatoirement être conservée au format électronique durant au moins 3 ans. Au-delà de ce délai, ces factures traitées peuvent être conservées sous format papier ou électronique. Une facture d’origine transmise électroniquement doit comporter les mentions obligatoires comme : le numéro de facture, le taux de TVA, les délais de paiement, le numéro siret et siren, les pénalités de retard, la date d’émission de la facture, etc..

Toutefois, soulignons que la transmission des factures numérisées aux établissements publics ou des factures sortantes aux marchés publics doit être accompagnée des documents nécessaires en vue d’une piste d’audit ou des pistes d’audit fiables. Il faut souligner parfois que les documents dématérialisés à traiter comme une facture Chorus Pro existent déjà sous format électronique, ou simplement sous la forme de fichiers structurés (de type EDI, XML ou CSV).

En ce qui concerne les factures papier, soulignons que quand les micro-entreprises reçoivent une facture papier, elles peuvent la stocker au format papier, au format PDF ou via un support numérique, à condition de respecter certaines règles comme :

  • La version des factures numériques soit la copie parfaite de la facture papier ;
  • La facture au format papier soit numérisée au format PDF ou PDF A/3 suivi d’une signature électronique ;
  • Les annotations et autres ajouts présents sur Chorus Pro factures ou les factures du fournisseur apparaissent aussi sur la version numérique ;
  • La numérisation des factures papier comme des obligations légales est effectuée à partir d’un processus établi.

Ces différentes règles permettent d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures, et par la même occasion, leur validité. D’une manière ou d’une autre, si l’ensemble de ces conditions ne peuvent pas être respectées, il faut opter pour la conservation des documents ou les factures clients au format papier. Le format Factur-X présente un certain nombre d'avantages qui mérite qu'on s'intéresse à l'adopter même avant cette obligation.

Exemple de Factur-X Exemple de Factur-X

Comment optimiser l’archivage électronique des factures ?

Si l’archivage des factures représente une solution de dématérialisation pour les petites entreprises, c’est à la fois pour se plier aux contraintes légales des factures dématérialisées et pour faciliter le système d’information. Aujourd’hui, les entreprises privées et les personnes publiques cherchent à optimiser la conservation de leurs documents comptables et la validation des factures. Pour optimiser l’archivage de vos factures fournisseurs, vous devez :

Adopter la bonne méthodologie pour assurer la validité des factures

L’archivage électronique des factures émises ou l’archivage des documents doit être le fruit d’une véritable stratégie pensée pour la réduction des coûts de stockage malgré un volume de données relatives à la facturation. Plusieurs entreprises ne se préoccupent des durées de conservation de leurs factures originales ni de la manière dont elles doivent s’y prendre pour les stocker leurs factures de vente. Toutefois, elles doivent s’intéresser à la méthodologie à adopter pour assurer la validité de leurs factures et les documents papier.  

Utiliser un logiciel de facturation pour optimiser son archivage

À part le fait qu’il améliore la gestion de l’entreprise, un logiciel de facturation ou un logiciel de gestion facilite le stockage de la facture émise et assure ainsi sa validité. En cas de contrôle fiscal ou de litige sur les factures reçues, l’entreprise peut facilement retrouver les documents dont elle a besoin. Le logiciel de facturation facilite la réception des factures, le processus de dématérialisation, le traitement des factures, la dématérialisation des factures, la validation des factures, la conservation et la recherche des factures. Le logiciel de facture permet aussi de garantir l’intégrité et l’authenticité des factures, transmettre électroniquement un fichier PDF ou des factures diverses.


Créez vos factures et simplifiez une partie de votre activité dès maintenant.

Concentrez vous sur ce qui vous importe vraiment, on s’occupe de vos factures.

Créer ma première facture

Articles recommandés