Factur-X : comment se conformer à la loi

Qu’est-ce qu’une "Factur-X" ?

La Factur-X est une solution de dématérialisation encadrée par les droits français. En effet, les factures transmises par voie électronique ou les factures électroniques se définissent comme des factures de vente ou un flux de facturation créé, transmis, reçu et archivé sous format électronique. Ces factures sous format électronique se définissent aussi par leur contenu puisqu’on y retrouve des informations et des mentions obligatoires. 

Toutefois, soulignons qu’il n’y a aucun changement par rapport aux factures papier usuelles en ce qui concerne le contenu des factures transmises par voie électronique. 

On doit y retrouver des mentions comme la date d’émission de la facture, la date d’envoi des factures, le numéro SIRET, le taux de TVA, les pénalités en cas de retard de paiement, les identités du vendeur et de l’acheteur, le numéro de facture, les prix HT et TTC.

Concernant le contenant des factures transmises, il peut prendre plusieurs formes. Le contenant peut être un fichier structuré respectant les normes d’échanges de données informatisées (EDI) reconnues par l’administration fiscale ou simplement un fichier non structuré et non modifiable comme un fichier PDF. 

La facture au format électronique peut également être un fichier mixte incorporant des données structurées dans un document non structuré. L’exemple idéal est sans doute le standard franco-allemand Factur-X, qui associe XML et PDF. Par ailleurs, l’obligation de réception des factures originales en format numérique prendra effet dès le 1er du mois de janvier 2024, alors que l’obligation de transmettre les factures électroniques doit s’échelonner en fonction de la taille de l’entreprise. Les systèmes de facturation électronique prendront effet le 1er janvier 2024 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2025 pour les ETI et 1er janvier 2026 pour les PME et les TPE.

Que savoir sur les exigences de la dématérialisation des factures électroniques ?

Une facture normalisée électronique est une facture qui est créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique. Toutefois, il faut souligner qu’il ne s’agit pas d’envoyer un scan d’une facture papier pour être conforme. Dès lors, il y a de nombreuses exigences à respecter. On peut noter par exemple :

Le calendrier et le périmètre

Il est important de notifier que depuis le 1er janvier 2020, les entreprises travaillant avec le secteur public doivent émettre des factures en format numérique. Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, cette obligation sera étendue à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. Ce format de facture présente un certain nombre d'avantages qui mérite qu'on s'intéresse à l'adopter même avant cette obligation.

Les nouvelles mentions obligatoires

Comme nous l’avions dit un peu plus haut, les factures émises doivent avoir des mentions obligatoires qui viendront s’ajouter à celles déjà en vigueur pour les factures papier. Dès lors, il faudra nécessairement indiquer en plus le numéro SIREN du vendeur, le numéro SIREN de l’acheteur, l’option de paiement de la TVA sur les débits, la nature de l’opération des factures dématérialisées.

Les 3 formats d’émission de facture admis

L’enjeu avec une facture originale électronique est de garantir l’authenticité. En effet, c’est le fait de garantir l’intégrité qui va donner une valeur probante et légale à votre facture fiscale ou facture client. En tant qu’entreprise, pour transmettre les factures électroniques, vous avez 3 possibilités. La première est la signature électronique. Cette possibilité permet de démontrer avec certitude qu’un document a été signé et donc approuvé par des personnes publiques fiables et identifiées. La deuxième possibilité d’émission de facture est l’échange de données informatisées (EDI). 

En effet, soulignons que les données de facturation et de conservation des factures sont la plupart du temps envoyées selon un format informatisé qui permet à un logiciel de facturation de lire et traiter automatiquement la facture reçue. Il est également possible d’émettre une facture par la piste d’audit fiable (PAF). Avec cette possibilité d’émission de facture, vous pouvez transmettre électroniquement la facture sous format électronique hors EDI et sans signature électronique. Toutefois, vous devez mettre en place un contrôle de factures ou des procédures qui assurent la traçabilité de la facturation, c’est-à-dire son authenticité.

La transmission par un intermédiaire

Les entreprises qui ont un flux de facturation et qui facturent une entité du service public ne le font plus directement, mais passent par une entreprise intermédiaire qui transmet à son tour cette Factur-X. En effet, il s’agit soit d’une plateforme publique comme Chorus Pro (un logiciel de gestion), soit d’une plateforme privée agréée. Selon le dernier calendrier de facturation établi, cette obligation s’étendra progressivement aux entreprises en B2B.

Le reporting à l’administration fiscale

Les entreprises de la métropole de Lyon par exemple devront transmettre la facture par voie électronique à l’administration fiscale, des informations relatives ainsi que leurs opérations avec des particuliers. C’est un système de facturation qui exige le montant de la TVA ainsi que le montant de la facture. Toutefois, ces mentions obligatoires ne sont pas soumises à l’obligation de dématérialisation de la facturation ni d’émission de facture dans certains cas.

Par ailleurs, ces différentes informations seront transmises par le même chemin que les factures B2B. Elles seront transmises soit par une plateforme de dématérialisation partenaire, soit directement par un portail public de facturation. En revanche, soulignons que la différence avec l’e-invoicing est que cette émission de la facture n’est pas automatique. Dans le cas des factures B2B par exemple, les acteurs de la chaîne de facturation transmettent directement les informations à l’administration fiscale.

L’archivage électronique

Pour vous conformer à la loi en ce qui concerne les factures électroniques, la dernière exigence à respecter est l’archivage électronique des factures. En effet, il n’est souvent pas possible d’imprimer les factures, les stocker puis les montrer à l’administration fiscale en cas de contrôle. Vous devez plutôt leur présenter les factures originales et électroniques.