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Factur-X : 5 bonnes raisons de dématérialiser ses factures maintenant

Aujourd’hui, la dématérialisation des factures est considérée par les petites et moyennes entreprises comme le domaine où cette technologie apporte toute son efficacité. Factures entrantes ou factures sortantes, si elles sont bien gérées, les factures dématérialisées offrent un gain de temps, des économies et une bonne productivité. Depuis des années, les grandes entreprises qui fournissent des prestations et services dans le secteur public doivent envoyer leurs factures de façon électronique dans Chorus. De plus, dans 3 ans, ce sont toutes les entreprises françaises soumises à la TVA qui devront s’aligner sur cette méthode. Dès lors, la démarche est suffisamment importante pour qu’on s’y intéresse de près. Quelles sont les importantes raisons de dématérialiser les factures ?

15 min
Personnage créant une Factur-X

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les échanges de documents et factures papier par un processus de traitement automatisé, essentiellement basé sur des factures numériques. En effet, les factures transmises par voie électronique sur lesquels s’appuient les données dématérialisées peuvent avoir plusieurs origines. Parfois, les documents dématérialisés à traiter comme une facture Chorus Pro existent déjà sous format électronique, ou simplement sous la forme de fichiers structurés (de type EDI, XML ou CSV). Ces documents existent parfois sous forme de fichiers non structurés, comme un fichier PDF. 

Par ailleurs, il est important de numériser parfois les documents et factures venant des entreprises de taille intermédiaires en capturant le contenu de la facture sous-format PDF ou une facture papier. Il est possible de faire cette capture à l’aide de dispositifs de scan, de lecture automatique de document [LAD] et de reconnaissance de caractère [OCR]. La dématérialisation des documents en mode Saas [Software as a Service] offre de nombreux avantages. Elle permet par exemple à l’utilisateur de traiter, enregistrer et classer ses documents et factures à partir de n’importe quel ordinateur ou tout périphérique connecté à Internet

Généralement, il existe deux sortes de dématérialisation des factures et il ne faut pas confondre une facture numérisée et une facture électronique. D’ailleurs, ces différents processus de dématérialisation des factures n’ont en effet pas les mêmes caractéristiques et surtout pas la même valeur légale. Sur une facture dématérialisée doit figurer les mentions obligatoires suivantes :  

  • Les délais de paiement 
  • Le numéro SIRET
  • Le numéro de facture 
  • L’identité de l’acheteur 
  • La date d’émission de la facture 
  • Le taux de TVA légalement applicable 
  • La désignation du produit ou du service 
  • L’identité du vendeur ou du prestataire 
  • Le numéro du bon de commande 
  • La date la prestation de service 
  • Les sommes HT et TTC 
  • La date à laquelle le règlement doit intervenir 
  • La date d’émission de la facture 
Exemple de facture électronique Exemple de facture électronique

Quelles sont les raisons d’adopter des factures dématérialisées ou des factures électroniques ?

Il existe généralement de nombreuses raisons qui incitent les entreprises à recourir aux factures dématérialisées. Parmi ces dernières, on peut noter par exemple :

Réduire les coûts

L’un des avantages les plus importants de la dématérialisation des factures est la réduction des coûts qui en découle. En effet, si le coût de traitement d’une facture sous format papier est de 15 euros celui d’une facture transmise par voie électronique est près de 3 fois inférieur. Dès lors, grâce à l’échange de factures électroniques, plus de papier, plus d’impressions, plus de courriers, plus d’archivage et le coût de gestion des factures sont divisés par 3.

Diminuer le nombre d’erreurs et de litiges

La plupart du temps, les erreurs de saisie sont fréquentes dans les traitements non automatisés. En effet, si par exemple la saisie des factures dans le logiciel de facturation ou le logiciel comptable n’est pas automatisée, ces erreurs peuvent être handicapantes pour les micro-entreprises, les entreprises privées ou les moyennes entreprises. Ces erreurs viennent fausser les écritures et nécessitent la réalisation d’un nouveau rapprochement bancaire. 

Concernant les litiges et contestations de factures, elles font partie de la vie de l’entreprise. C’est d’ailleurs un problème particulièrement présent dans le cas des factures papier. Avec la dématérialisation des factures émises, les erreurs et litiges sont plus facilement identifiés et traités. En effet, tous les documents dématérialisés sont rassemblés dans votre espace partagé en ligne et vous retrouvez ce dont vous avez besoin en quelques secondes.

Gagner en rapidité 

Il faut souligner aussi que la dématérialisation des factures permet aussi de gagner en rapidité. Par exemple, avec la saisie, les contrôles sont automatisés, le processus d’approbation est plus fluide, les litiges sont traités plus rapidement et les fournisseurs sont aussi payés dans un délai plus court. Dès lors, on peut gagner du temps en recourant à l’émission de la facture électronique.

Améliorer les relations clients-fournisseurs

Un autre avantage important de la dématérialisation complète des factures est que la facture émise électroniquement permet d’améliorer la relation entre clients-fournisseurs. Plus de 70 % des directeurs financiers du secteur privé constatent une réduction des délais de traitement à cause de plusieurs raisons. 

D’abord, l’e-facture est transmise instantanément et il n’y a plus de délai d’envoi et plus de perte dans le courrier. Il faut souligner aussi que certaines étapes de traitement sont supprimées comme tri du courrier, la saisie contrôle grâce aux données dématérialisées. Avec la facture sous format électronique, la circulation inter services est accélérée. Il faut souligner aussi que la traçabilité des factures électroniques permet le suivi de l’état de traitement des factures. 

D’une manière ou d’une autre, grâce à ces avantages, les sources de litige entre clients et fournisseurs sont minimisées. De plus, les délais de paiement sont optimisés et tout le monde est satisfait.

Agir pour le bien de l’environnement

La dématérialisation des factures conservées permet de réduire l’empreinte carbone. Dès lors, fini le papier, l’encre d’impression, le transport du courrier. La facture électronique peut être partie prenante de votre politique RSE. D’une manière ou d’une autre, selon le code général des impôts, la dématérialisation fiscale entrante et sortante des factures devient obligatoire entre 2024 et 2026 selon la taille de votre entreprise. 

Pour une ETI par exemple, la date est généralement fixée au 1er juillet 2024 pour la dématérialisation entrante [TPE] et au 1er janvier 2025 pour la dématérialisation sortante. De plus, de la réduction des coûts directs et indirects à l’optimisation du temps des équipes, le passage à la dématérialisation des factures contribue aux gains de productivité pour toutes les entreprises de taille intermédiaire.


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