Créer une facture électronique : ce qu'il y a à savoir

La facture électronique : qu’est-ce que c’est ?

Avant de définir la facture électronique, il est primordial de bien faire la distinction entre factures transmises électroniquement et une facture dématérialisée. En effet, les factures dématérialisées sont des factures papier qui sont ensuite scannées afin de faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi. Quant à la facture électronique, c’est une facture au format Factur-X créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur, et qui a la même valeur juridique qu'une facture papier classique. Dès lors, la facture au format électronique tient lieu de facture originale. La Factur-X est une solution de dématérialisation encadrée par les droits français et européen. 

Étant en application grâce à l’article 289 du Code Général des Impôts, les factures transmises par voie électronique se définissent comme nous l’avions dit : « Une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit. » Ces factures numériques se définissent par leur contenu (des informations et des mentions obligatoires) et leur contenant (un fichier numérique). Parlant du contenu, il n’y a aucun changement par rapport aux factures papier usuelles. 

De ce fait, on doit retrouver sur des factures les mêmes informations que sur une facture classique, comme la date, le numéro SIRET, le taux de TVA, les pénalités en cas de retard de paiement, les identités du vendeur et de l’acheteur, le numéro de facture, les prix HT et TTC. En ce qui concerne le contenant, il peut prendre plusieurs formes. En effet, il peut être un fichier structuré respectant les normes d’échanges de données informatisées (EDI) reconnues par l’administration fiscale ou simplement un fichier non structuré et non modifiable (fichier PDF). Cela peut également être un fichier mixte incorporant des données structurées dans un document non structuré. 

Le standard franco-allemand Factur-X, qui associe XML et PDF, est le format utilisé pour la dématérialisation des factures, et intervient avec un ensemble d'autres termes, comme Chorus Pro, la plateforme de réception des factures au format Factur-X. Par ailleurs, l’obligation de réception des factures originales en format numérique prendra effet dès le 1er du mois de janvier 2024, alors que l’obligation de transmettre les factures électroniques doit s’échelonner en fonction de la taille de l’entreprise. Les systèmes de facturation électronique prendront effet le 1er janvier 2024 pour les petites et moyennes entreprises, le 1er janvier 2025 pour les ETI et le 1er janvier 2026 pour les PME et les TPE.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Vous êtes auto-entrepreneur, vous travaillez dans des micro-entreprises ou des auto-entreprises, vous travaillez dans des entreprises françaises, vous devez nécessairement savoir comment faire une facture. En effet, sur cette E facture, vous devez faire figurer de nombreux éléments. On peut noter par exemple :

• La date d’émission 
• Le numéro de la facture 
• Les coordonnées et identifications du client (nom et l’adresse) 
• La quantité, la description et le prix unitaire des produits/travaux 
• La TVA
• Le montant de la facture 
• Le mode de paiement 
• Le numéro de SIRET
• Les montants détaillés et le montant total HT et TTC 
• La date d’échéance 

D’une manière ou d’une autre, il faut retenir que la plupart de ces mentions sont indispensables sur une facture selon le code général des impôts.  

Comment faire une facture électronique ?

Selon l’ordonnance n° 2020-1190 du septembre 2021, la facture électronique se définit comme : « Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures “papier” ou du PDF ordinaire. »

Dès lors, vous devez faire attention pour ne pas confondre la facture électronique avec :

• Une facture scannée 
• Une facture éditée à l’aide d’un logiciel de facturation et envoyée par mail 
• Une simple facture d’origine 
• Une simple facture de vente 
• Une simple facture conforme 
• Une facture en format papier 
• Une facture imprimée puis numérisée lors de son émission (on parle alors de facture dématérialisée)

La facture électronique est connue comme une facture qui a été préalablement émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui favorise son traitement automatique et électronique. Il faut souligner que le format, qui peut être un EDI (Échange de Données informatiques) ou hybride (Factur-X) doit absolument garantir l’intégrité des données, leur authenticité ainsi que leur exhaustivité. Dès lors, pour qu’une facture soit reconnue comme électronique, elle doit remplir ces trois conditions. 

Il existe généralement trois processus pour faire une facture électronique. D’abord, il y a la norme sécurisée qui permet de faire un échange de données informatisées EDI, le format XML, le fichier PDF joint, le progiciel de gestion intégrée. Ensuite, la signature électronique valide le procédé dématérialisé de facturation. Enfin, la mise en place d’une Piste d’Audit fiable (PAF) entre la facture émise, la facture reçue et la livraison de biens ou de prestations de services. Toutefois, cette dernière option implique des contrôles documentés et permanents. Ces derniers sont d’ailleurs mis en place tout au long du cycle de validation et de paiement de la facture.

Que savoir sur les avantages de la facture électronique ?

Il est important de notifier que bien que la réforme de la facture électronique soit obligatoire, elle ne manque pas d’avoir de nombreux avantages pour les entreprises qui offrent une prestation de services par exemple. En effet, en ce qui concerne le coût, la facture numérisée et automatisée est plus rapide à émettre. Elle coûte aussi moins cher que la facture papier et facilite le projet de dématérialisation. Elle permet aussi d’améliorer la productivité grâce à l’optimisation du temps de travail. 

En ce qui concerne la sécurité et la qualité, en créant des chaînes de facturation numérisées, tout est pris en charge depuis la création du devis jusqu’à la validation du paiement. Soulignons aussi qu’il y a le renforcement de la traçabilité des factures sortantes et une garantie pour une comptabilité plus sereine. Ceci est également applicable pour le traitement des factures reçues, la réception des factures, la conservation des factures, la gestion des factures, la réduction des coûts sur les factures, la comptabilisation rendue automatique et l’échange de données.

La facture électronique améliore aussi les délais de paiement. En effet, elle favorise le suivi des transactions avec le caractère certain de la réception de la facture par le client. D’une manière ou d’une autre, il faut retenir que la transition numérique des factures aidera les entreprises à créer des relations plus sereines avec leurs clients et leurs fournisseurs.