Passer à la Factur-X
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Comprendre la Factur-X
Le calendrier a été modifié par l’Etat pour permettre aux grandes entreprises, en particulier les TPE/PME en retard dans leur numérisation, de passer à la facture électronique. En effet, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les petites et moyennes entreprises dans leurs échanges de données avec l’État et les Collectivités à partir du 1er Janvier 2024. C’est une obligation qui s’étendra de façon progressive à partir du 1er janvier 2024 et jusqu’au 1er janvier 2026 pour tous les échanges inter-entreprises. Voici un guide qui vous fera découvrir tout ce que vous pouvez savoir sur comment passer à la facture électronique.
Factur-X : qu'est-ce que c'est ?
Par définition, la Factur-X est une solution de dématérialisation de la facturation encadrée par les droits français. Ces factures transmises par voie électronique ou les factures électroniques se définissent comme des factures de vente ou un flux de facturation créé, transmis, reçu et archivé sous format électronique. Les factures sous format électronique se définissent aussi par leur contenu puisqu’on y retrouve des informations et des mentions obligatoires. Toutefois, soulignons qu’il n’y a aucun changement par rapport aux factures papier usuelles en ce qui concerne le contenu des factures dématérialisées.
Doit figurer sur une facture électronique des mentions obligatoires comme :
- Date d’émission de la facture
- Date d’envoi des factures
- Numéro SIRET
- Taux de TVA
- Données de facturation
- Informations sur l'identité du vendeur et de l’acheteur
- Numéro de facture
- Prix HT et TTC
Par ailleurs, concernant le contenant des factures transmises, ce doit être un fichier structuré respectant les normes d’échanges de données informatisées (EDI) reconnues par l’administration fiscale, proposant donc une structure associant format PDF et données XML.
La factur-X (et non facture X, qui est une faute qu'on voit souvent) ou la facture sous-format électronique peut également être un fichier mixte incorporant des données structurées dans un document non structuré. Le standard Factur-X est donc un standard franco-allemand qui associe XML et PDF. Par ailleurs, l’obligation de réception des factures originales en format numérique prendra effet dès le 1er du mois de janvier 2024, alors que l’obligation de transmettre les factures électroniques doit s’échelonner en fonction de la taille des entreprises françaises. Les systèmes de facturation électronique prendront effet le 1er janvier 2024 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2025 pour les ETI et 1er janvier 2026 pour les PME et les TPE.
Pourquoi généraliser la facturation électronique entre entreprises ?
Depuis 2020, toutes les entreprises françaises qui émettent des factures papier sont tenues d’envoyer leurs factures clients à destination de la sphère publique en format électronique. Il faut souligner que l’ensemble de ces factures transitera via Chorus Pro, pour un total de près de 140 millions de factures échangées depuis 2017. Cependant, les transactions interentreprises restent faiblement dématérialisées. Ce qui génère des surcoûts ou des flux de factures pour les entreprises qui offrent des factures diverses. La loi de finances rectificative pour 2022 est en train de prévoir l’obligation de l’e-facture dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
Par ailleurs, cette obligation poursuit plusieurs objectifs. Elle renforce par exemple la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge de l’administration fiscale, la diminution des délais de paiement et le gain de temps et les gains de productivité résultant de la dématérialisation. Elle permet aussi de simplifier le processus de facturation, à terme, les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations.
Cette obligation améliore également la détection de la fraude dans les établissements publics, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi. Elle permet d’améliorer également la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises pour permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs.
Quels sont les avantages de passer à la facture électronique ?
Il est important de notifier qu’une facture émise électroniquement dispose de la même valeur probante qu’une facture papier éditée avec un logiciel de gestion ou un logiciel de facturation. Une facture normalisée est considérée la plupart du temps comme électronique quand elle respecte certaines conditions.
D’abord, pour garantir l’authenticité d’une facture électronique transmise sur Chorus Pro dans le secteur privé par exemple, elle doit être construite dans un format électronique standardisé : EDIFACT, UBL, XML, X12. En plus de cela, soulignons que l'acheminement de la facture au format Factur-X ou la transmission des factures doit se faire par le biais de solutions électroniques comme un échange de données ou un échange de facture de machine à machine.
Par ailleurs, la facture au format PDF automatisé doit aussi répondre à des critères d’intégrité et d’authenticité pour les personnes publiques. Par exemple, la facture pdf, la facture fiscale, la facturation via les documents dématérialisés doit être sujette à plusieurs procédures additionnelles de type signature électronique. La facture sous format électronique dispose de nombreux avantages. Elle permet de réduire les coûts. D’ailleurs, plusieurs éléments entraînent la chute des coûts directs liés aux flux de facturation pour les organismes publics, comme :
- La suppression du papier
- Le retard de paiement
- Le temps de traitement
- Le contre de la facturation
- La conservation des factures liées aux factures fournisseurs
- Le processus de dématérialisation pour la réception des factures
- Le processus de facturation pour les factures du fournisseur ;
- L’archivage électronique
- La dématérialisation fiscale d’une facture normalisée
- Les données de facturation et les étapes d’impression, d’affranchissement, d’envoi et d’archivage des factures papier.
L’adoption relative à la facturation électronique favorise aussi la réduction de l’empreinte carbone, grâce à l’élimination du support-papier et à la réduction des émissions de CO2 provoquées par le transport des factures du secteur public. Par ailleurs, au-delà de la dématérialisation des factures électroniques (factures reçues), l’enjeu des E-factures est aussi de permettre l’automatisation et l’intégration des processus de réception des factures transmises (factures concernées).
D’ailleurs, le caractère électronique du document permet de l’intégrer directement dans votre système de facturation ou votre système comptable afin de procéder à sa comptabilisation et d’enclencher sa mise en paiement de façon quasi automatique.
Il faut souligner aussi que les délais de paiement des factures comptables, surtout les pénalités pour les entreprises françaises ou une directive européenne sont significativement diminuées si l’on fait recours à la facture électronique. Par exemple, l’efficacité des procédures d’envois et de réception des factures entrantes, leur immédiateté, l’élimination des erreurs dans la génération et la comptabilisation des factures originales contribuent à réduire le délai de paiement des factures adressées.
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