Qu’est-ce qu’une facture proforma et comment en créer ?

Facture proforma : ce qu'il faut savoir

Lorsqu’une entreprise édite un modèle ou une sorte de brouillon de facture à transmettre à un client, c’est ce que l’on appelle la facture proforma. Il s’agit donc d’une facture provisoire ou d’un devis provisoire, « pour la forme » comme l’indique le terme « proforma ». Certes, il s’agit d’un document commercial, mais celui-ci a pour but principal d’informer un client sur des détails d’une transaction à venir comme un prix unitaire ou sur une prestation à effectuer entre le vendeur et le client et ainsi d'éviter des potentielles erreurs.

Il faut noter que la facture proforma n’a pas une grande valeur légale ni comptable. C’est ce qui la différencie de la facture classique. Plusieurs de ses caractéristiques sont à relever, à savoir :

• Elle n’a pas de numéro.
• Elle n’est pas enregistrée au niveau de la comptabilité de l’entreprise, car elle existe uniquement dans un but informatif et non fiscal.
• Aucun engagement des deux parties n’est scellé.
• Elle ne peut en aucun cas être utilisée pour exiger un quelconque paiement.
• La mention « pro forma » est clairement visible sur le document pour qu’elle ne soit pas confondue avec une facture classique ou définitive.

Quand faut-il utiliser une facture proforma ?

Comme mentionné précédemment, elle peut être utilisée dans le cas où il faut un devis provisoire à votre client pour qu’il ait une idée du tarif de la prestation qu’il recherche. Lorsqu’il reçoit votre document, il pourra alors l’étudier avant de valider votre offre. Ce n’est qu’après validation que vous pourrez alors envoyer le document définitif relatif à ladite opération ou prestation.

La facture proforma peut également être utilisée en guise de justificatif pour une tâche qui n’a pas encore été réalisée par le prestataire. Elle sert aussi à comparer des propositions commerciales de plusieurs entités ou prestataires. Par ailleurs, si vous commencez à travailler avec un client donné et que votre relation commerciale n’est pas encore très bien tissée, vous pouvez utiliser la facture proforma pour lui rappeler que vous lui devez encore un service ou qu’il vous doit encore de l’argent.

Avec ce document « pour la forme », le client pourra avoir une idée plus précise du service qu’il obtiendra. En général, le prestataire ou le vendeur donne des détails dans ce document, comme le prix du service par exemple. Grâce à ce document, aucun malentendu ne peut arriver en ce qui concerne les délais de paiement ou les remises et promotions applicables sur le produit.

Les situations nécessitant une facture proforma

Plusieurs prestataires et entreprises ont recours à la facture proforma, notamment dans les cas de figure ci-après :

• Délimiter le contour d’une prestation : les éléments prescrits dans la facture proforma peuvent être ajustables après discussion avec le client.
• Emprunter de l’argent : la facture proforma peut être utilisée dans les dossiers de demande de prêts bancaires ou lorsque vous avez besoin de justifier certaines dépenses quand vient le moment où vous demandez une subvention. Le document définitif sera créé par la suite.
• Faire passer des marchandises auprès de la douane : ce document permet de préciser la valeur d’une marchandise quand vous souhaitez en exporter ou en importer.
• Demander le paiement d’un service à l’avance : les entreprises l’utilisent lorsqu’elles traitent avec un nouveau client ou lorsqu’elles savent qu’elles risquent des pertes financières.

Que contient la facture proforma ?

Même si ce type de facture n’a pas réellement de valeur légale ou comptable, elle doit contenir certaines informations, mentions légales et mentions obligatoires telles que :

• La mention « Facture Proforma » en guise de titre
• Le nom du vendeur ainsi que son identification
• Le nom de l’acheteur ou du client
• La date d’émission
• Les détails sur la prestation ou sur les marchandises à vendre, dont la quantité
• Les prix hors-taxe
• La TVA
• Le délai de livraison et de paiement
• Les remises ou autres déductions commerciales
• La durée de validité de l’offre proposée
• La liste des conditions particulières s’il y en a
• La devise utilisée pour les transactions internationales Toutes ces informations peuvent vous être utiles dans le cas où vous souhaitez discuter d’une prestation ou d’une offre avec un client, sans pour autant qu’il y ait obligation ou engagement des deux parties. Tout secteur d’activité peut y recourir au besoin.

Comment bien réaliser une facture proforma ?

Pour un micro-entrepreneur, la réalisation d’une facture proforma peut être une preuve de professionnalisme et de sérieux dans la réalisation des prestations. Il peut donc être utile de d’avoir à disposition un ensemble de modèles de facture proforma vierge, prêtes à être complétées et envoyées à de potentiels clients.

La dématérialisation des factures devenant de plus en plus fréquentes, et les économies engendrées par cette dématérialisation, ne peuvent qu’encourager les freelance, auto-entrepreneur et autres micro-entreprise à utiliser un logiciel de facturation en ligne. 

Fasty-Invoices propose entre autres de nombreux modèles de factures conformes, vous permettant de traiter avec vos clients en toute conformité. Notre logiciel permet effectivement de créer et personnaliser vos devis, facture proforma et facture électronique, que vous soyez assujettis à la TVA ou non.

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